De tijd van een kant-en-klaarpakket bij één leverancier is voorbij. In het verleden was het redelijk overzichtelijk. U had in de meeste gevallen de optie voor een totaaloplossing bij één leverancier. De advocatensoftware bestond uit modules voor bijvoorbeeld tijdschrijven, dossierbeheer, e-mail, documentmanagement en boekhouden. Hier kwam echter verandering in. Nieuwe leveranciers speelden in op behoeften uit de markt. Het gevolg: een verschuiving in het aanbod voor software en hardware binnen de advocatuur. Het was niet meer zo vanzelfsprekend om met één leverancier zaken te doen. Erg? Ik denk het niet.

Softwarepakketten onder de loep

Regelmatig spreek ik advocaten die afgelopen jaren keuzes gemaakt hebben voor bepaalde software en hardware. De reden?

• “Andere kantoren kozen het ook.”
• “Het is een stuk goedkoper."
• “Met de software kan efficiënter gewerkt worden.”
• “Mijn huisleverancier gaf dit advies.”
• “De huidige software wordt onvoldoende doorontwikkeld.”

Toch geven diverse kantoren aan dat ze het gevoel hebben het overzicht kwijt te zijn. Dat geldt bij kantoren met een omvang van enkele advocaten, maar ook bij grotere kantoren van 50 tot 100 medewerkers. Het lijkt ingewikkeld te zijn geworden. Is dat ook zo? Hoog tijd om uw softwarepakketten eens onder de loep te nemen!

Softwarelandschap en kosten in kaart

Door een aantal stappen te doorlopen kunt u snel inzicht krijgen in de relevantie van uw softwarepakketten voor uw organisatie. Wellicht zijn in het verleden bepaalde keuzes gemaakt, die heroverwogen moeten worden door ontwikkelingen in de markt.

Breng daarom het huidige landschap van uw organisatie in kaart en verdeel deze in de volgende categorieën. Zet in iedere categorie de betreffende leverancier en het bijbehorende product of dienst.

Hardwarelandschap:

• De infrastructuur (lokaal/server/cloud)
• Het gereedschap (desktop/laptop/printer/scanner etc.)
• Het voertuig (bekabeling/netwerk/wifi etc.)
• De omheining (firewall/filters/back-up/privacy etc.)

Softwarelandschap:

• Praktijk Management Systeem (PMS)
• Document Management Systeem (DMS)
• Knowledge Management Systeem (KMS)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Financieel Management Systeem (FMS)

Nadat het landschap in beeld is gebracht is het zinvol om per rubriek alle ICT-kosten in kaart te brengen. Denk hierbij ook aan producten die in het verleden zijn aangekocht en afgeschreven, kosten van periodieke updates en overige licentiekosten. Zo krijgt u beeld wat ieder onderdeel van het landschap u kost. Wanneer u met alternatieve leveranciers in gesprek gaat heeft u direct inzicht in hoeverre deze impact hebben op de huidige situatie.

Draagkracht vergroten

Naast het in beeld brengen van het landschap en bijbehorende kosten is het van belang de wensen en behoeften mee te laten wegen. Met name bij kantoren die meerdere secties bedienen is het goed om aan gebruikers te vragen wat hun ervaringen zijn. Wat binnen de ene sectie als handig gereedschap ervaren kan worden, kan binnen een andere sectie juist negatief ervaren worden. Leg daarom de wensen en behoeften van verschillende gebruikersgroepen vast. De gebruikers hebben ervaring vanuit het verleden en kunnen ook aangeven wat zij missen. Of laten zien welke onderdelen in het proces hen veel tijd kost. Door gebruikers in het traject te betrekken wordt de draagkracht binnen de organisatie vergroot.

Selectieproces

Nadat ook de wensen en behoeften in kaart gebracht zijn, is het goed om een scorelijst te maken. Bepaal eerlijk voor uzelf wat de mogelijkheden en beperkingen van verschillende onderdelen zijn. Mogelijk komt u tot de conclusie dat er producten zijn die uw bedrijfsvoering eerder belemmeren dan vooruit helpen. Laat deze conclusies daarom ook meewegen in de scorelijst. Afhankelijk van deze uitkomst stelt u een prioriteitenlijst op.

Zo krijgt u inzichtelijk welke onderdelen van uw landschap als eerste aangepakt moeten worden. Maar ook wat de mogelijke gevolgen daarvan zijn voor andere onderdelen binnen uw landschap. Niet alle software is voor ieder advocatenkantoor even geschikt en even betaalbaar. Ga daarom ook de financiële consequenties na bij het maken van keuzes.

Advies voor advocatenkantoren

Wellicht heeft u in het verleden al eens advies ingewonnen bij andere advocatenkantoren. Laat u echter niet teveel leiden door keuzes van andere kantoren. Al kan het goed zijn om in bepaalde gevallen een referentie op te vragen, iedere situatie is specifiek. Ieder kantoor heeft eigen wensen en behoeften. Hecht daar veel waarde aan!

Mogelijk heeft u advies ingewonnen bij uw huidige leverancier. Het is echter de vraag in hoeverre zij een onafhankelijk advies kunnen geven. Vanuit de branchegroep advocatuur van Visser & Visser hebben we veel landschappen van advocatenkantoren gezien. Ook hebben we contact met veel softwareleveranciers en adviseurs in de advocatuur. Graag denken we met u mee in de wensen en behoeften die uw organisatie heeft.

Benieuwd wat wij als branchegroep advocatuur voor advocatenkantoren kunnen betekenen? Lees hier de cases van HabrakenRutten Advocaten en Ploum.