Binnen de advocatuur zijn de laatste jaren veel ontwikkelingen op het gebied van advocatensoftware. Zo had u in het verleden vaak alleen de optie voor een kant-en-klaarpakket bij één leverancier. Het pakket bestond uit modules voor bijvoorbeeld tijdschrijven, dossierbeheer, e-mail, documentmanagement en boekhouden. Een zogenaamde totaaloplossing. Het leek heel goed, zo’n alles-in-éénpakket. Gelukkig is daar inmiddels verandering in gekomen. Verschillende leveranciers spelen inmiddels goed in op vragen uit de markt. Zij werken samen met andere partijen, waardoor u niet langer verplicht bent om met één leverancier zaken te doen.
Wat zijn alternatieven voor software in de advocatuur?
Neem uw boekhouding. Deze is vaak als boekhoudmodule onderdeel van een totaaloplossing. Dat kan in uw nadeel werken. Het is beter om uw boekhoudmodule bij een online boekhoudleverancier in te kopen en niet bij een alles-in-één leverancier. Dat levert uw advocatenkantoor de volgende voordelen op:
- U maakt een efficiencyslag met uw administratie.
- U bespaart jaarlijks hoge licentie- en onderhoudskosten op uw advocatensoftware.
- Het handwerk wordt geminimaliseerd, dus minder foutgevoeligheid.
- U bespaart loonkosten omdat er minder indirecte medewerkers nodig zijn.
- U krijgt realtime inzicht in de actuele stand van zaken.
- Uw jaarcijfers kunnen sneller en goedkoper opgesteld worden.
Online boekhoudsoftware voor advocaten
Deze voordelen realiseert u alleen wanneer u gebruik maakt van online boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Twinfield of Exact Online). Als uw software geschikt is om aan deze boekhoudsoftware te koppelen, bespaart u veel tijd en geld met:
- Slimme scansoftware voor advocaten
Aan de online boekhouding koppelt u slimme scansoftware. Wat doet slimme scansoftware voor adcovaten? U stuurt al uw inkoopfacturen naar een afzonderlijk e-mailadres dat gekoppeld is aan de scansoftware. Alle inkoopfacturen, inclusief verschottenfacturen worden digitaal ontvangen door de scansoftware. En wanneer u achteraf een factuur nodig heeft kunt u die altijd en overal opvragen vanuit een digitaal archief. Nooit meer zoeken in mappen dus!
Voorbeeld: de software herkent een factuur van de rechtbank en weet dat dit griffierechten en dus verschotten zijn. De factuur wordt rechtstreeks in de online boekhouding geboekt. De boekhouding stuurt het verschot automatisch door naar uw declaratievoorstel. Zo kunt u het verschot tijdig declareren bij uw cliënt. U heeft geen dubbel werk meer!
- App voor losse bonnen
Aan de scansoftware van uw online boekhouding koppelt u een handige app. Hiermee stuurt u losse bonnen - zoals voor het tanken of lunchen - rechtstreeks vanaf uw telefoon naar de boekhouding. Geen kwijtgeraakte bonnen of onnodige vragen van uw boekhouder meer.
- Internetbankieren
Aan uw online boekhouding koppelt u uw internetbankieren omgeving (Rabobank, ING, ABN AMRO, KNAB). Welk voordeel heeft u met zo’n bankkoppeling? U hoeft uw bankafschriften niet langer handmatig in te voeren of in te lezen. Uw banktransacties komen dagelijks geautomatiseerd binnen in de administratie.
Ze worden herkend en verrekend met openstaande debiteuren en crediteuren. Andersom werkt de koppeling ook. Uw vervallen inkoopfacturen worden met één druk op de knop naar uw internetbankieren omgeving gestuurd. Daar hoeft u alleen nog te autoriseren. Al uw facturen zijn in één handeling betaald.
- Software debiteurenbeheer
Voor een goed debiteurenbeheer koppelt u de online boekhouding aan slimme software voor debiteurenbeheer. Hiermee kunt u de actuele status van vorderingen ophalen uit de boekhouding. U communiceert heel makkelijk met uw cliënten over openstaande vorderingen. Zij krijgen een herinnering of aanmaning wanneer niet tijdig betaald is.
- Managementrapportages
Ten slotte koppelt u de boekhoudsoftware aan een realtime bijgewerkt dashboard. Zo heeft u altijd en overal inzicht in maandelijkse resultaten, budgetten en liquiditeit.
Wat bespaart u met online boekhoudsoftware voor de advocatuur?
Door inzet van bovengenoemde software bespaart u meerdere soorten kosten binnen uw advocatenkantoor:
- Uw loonkosten: met een slim ingericht proces bespaart u op indirecte medewerkers. Een doorsnee advocatenkantoor tot circa 25 medewerkers heeft met de genoemde stappen geen fulltime medewerker meer nodig voor de administratie. Met enkele uren per week is uw administratie bijgewerkt. Kantoren met meer dan 25 medewerkers kunnen af met minder medewerkers op de financiële administratie.
- Uw accountantskosten: uw jaarcijfers kunnen sneller en goedkoper opgesteld worden. Bovendien krijgt u in plaats van een jaarlijks rapport continue inzicht in uw resultaten. Meer voor minder geld dus.
- Uw licentie- en onderhoudskosten: u betaalt overzichtelijke abonnementsprijzen. Hierdoor voorkomt u onverwachte verrassingen.
Kritisch kijken naar software
Kijk eens kritisch naar uw huidige softwaresysteem. Is uw boekhoudmodule een onderdeel van uw totaalpakket? Ga dan in gesprek met uw leverancier en stel hem de volgende vragen:
- Kan de boekhoudmodule losgekoppeld worden van de totaaloplossing?
- Kan ik deze vervangen door online boekhoudsoftware?
- Kan de online boekhoudsoftware vervolgens gekoppeld worden aan de bestaande module voor tijdschrijven, dossierbeheer, etc.?
Sommige leveranciers zullen uit zichzelf niets vertellen over deze ontwikkelingen, omdat hun software niet gekoppeld kan worden met online boekhoudsoftware. Dit komt omdat veel software in de afgelopen jaren niet goed doorontwikkeld is. Daardoor is deze niet te koppelen met online boekhoudsoftware. In dat geval betaalt u jaarlijks licentie- en onderhoudskosten voor verouderde software.
Bekijk in deze video hoe de werkdag van advocaat Tom van der Pas eruitziet na optimalisatie van zijn werkprocessen.
Wilt u meer weten over onze specifieke dienstverlening voor de advocatuur?
