Soms zijn er dagen waarop je met het verkeerde been uit bed stapt. Je bent te moe om op te staan, zet je wekker uit en slaapt verder. Het gevolg? Je komt later dan gepland op je werk en hebt de hele dag het gevoel dat je achter de feiten aanloopt. Voor sommigen is deze manier van wakker worden een zeldzaamheid. Anderen hebben hier bijna dagelijks mee te maken. De achterstand wordt groter, de vermoeidheid neemt toe en het lijkt erop dat je in een vicieuze cirkel bent beland. Het duurt steeds langer voordat je echt goed wakker bent…
Onlangs verscheen het artikel “Advocatenkantoor in de regio zit te slapen en verliest terrein” (Het Financieele dagblad d.d. 15 augustus 2018). Wellicht klonk de inhoud als een onaangenaam wekkergeluid tijdens het wakker worden. In het artikel klinkt de waarschuwing door dat veel kantoren de ontwikkelingen op de markt hebben onderschat. Kantoren leveren omzet in als gevolg van toenemende specialisatie. Het gevolg? Minder rendement en minder winstpunten per advocaat.
Daarom 4 tips die jouw kantoor mogelijk kunnen helpen om goed wakker te worden en jouw resultaten laten verbeteren:
1) Stop met snoozen
Het is verleidelijk om tijdens het wakker worden je wekker te verzetten en langer te blijven liggen. Dit uitstelgedrag leidt ertoe dat je je lichaam een seintje geeft om weer in een diepe slaap te belanden. Het gevolg is dat je nog moeilijker wakker wordt. Stop daar dus mee!
Veel werkzaamheden binnen het advocatenkantoor gaan op de automatische piloot… “We zijn het al jaren gewend om het zo te doen.” Soms constateer je samen dat dingen eigenlijk anders zouden moeten, maar ga je toch op de oude voet verder. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker veranderingen worden. Stop daar dus mee!
Durf interne processen eens goed onder de loep te nemen. Maak vervolgens een stappenplan om processen anders en efficiënter in te richten. Mogelijk kom je tot de conclusie dat partners en medewerkers het juiste gereedschap missen. Om echt efficiënt te kunnen werken is mogelijk andere software nodig.
Mogelijk is één van de gevolgen dat je met andere software zult moeten gaan werken. Durf dat te onderkennen en hak knopen door!
2) Handige wek-app
Word wakker in de juiste slaapfase. Hoe kom je daar achter? Met behulp van handige apps kun je jouw manier van slapen analyseren en makkelijker wakker worden. Hierdoor raak je minder vermoeid. Download en installeer daarom de juiste apps die echt helpen!
In de advocatuur zijn de laatste jaren nieuwe systemen beschikbaar gekomen die jou kunnen helpen om declarabele en niet declarabele verrichtingen efficiënter uit te voeren. Zo blijft er meer tijd over om omzet te genereren en is er minder indirect personeel nodig.
Het resultaat? Besparing op uren en kosten = meer rendement.
Laat je daarom adviseren bij het kiezen van de juiste software. Door middel van handige apps / slimme koppelingen en effectieve registratie van verrichtingen krijg je meer inzicht. Inzicht die nodig is om juiste beslissingen te nemen. Denk aan opbrengsten en kosten per zaak, rechtsgebied of tijd schrijvende gebruiker.
Veel systemen in de advocatuur zijn verouderd en traditionele leveranciers hebben te weinig doorontwikkeld om de ontwikkelingen bij te houden. Dit betekent dat er nog te veel werkzaamheden handmatig ingevoerd worden. Door het installeren van de juiste software kunnen (administratieve) handelingen geminimaliseerd worden.
3) Zorg voor licht
Sta direct op als de wekker gaat en doe de gordijnen open of zet het licht aan. Het is abrupt wakker worden, maar wel op een effectieve manier!
Wees transparant naar partners en medewerkers. Hierbij is continue inzicht in omzet, kosten en resultaten onmisbaar nodig om snel te kunnen schakelen. Meet resultaten aan de hand van normen.
Stel duidelijke normen die voor iedereen helder en haalbaar zijn. Worden er teveel indirecte uren gemaakt? Ga dan met jouw medewerkers in gesprek om oorzaken te achterhalen en vervolgens een oplossing te vinden.
Zorg dat iedereen zich betrokken voelt bij beslissingen die genomen worden om resultaten te verbeteren.
Het gevolg kan zijn dat bepaalde taken anders verdeeld moeten worden. Dit kan de werksfeer beïnvloeden. Geef medewerkers ruimte om met creatieve ideeën te komen. Stel hier budgetten voor beschikbaar, zet ideeën om in acties en beloon behaalde resultaten.
4) Koud douchen
Na het opstaan kan een koude douche helpen om de dag fris te beginnen. Vind je het moeilijk om in één keer onder een koude douche te stappen? Bouw het dan rustig op en draai de kraan steeds een stukje kouder.
Betrek jouw hele team bij het verbeteren van resultaten. Bespreek bepaalde wijzigingen of veranderingen, zodat dit niet als plotselinge koude douche ervaren wordt. Door intern draagkracht te creëren wordt de kans tot het succesvol slagen van veranderingen vergroot. Zo kunnen medewerkers en collega partners wennen aan het idee dat er dingen gaan veranderen.
Vanuit de branchegroep advocatuur & notariaat van Visser & Visser helpen wij advocatenkantoren bij het optimaliseren van deze processen. Dit kan onder andere als een eenmalige opdracht, waarbij wij helpen om de juiste beslissingen te nemen. Lees voor meer informatie de blog “Software advocatuur: doet u nog steeds zaken met één leverancier?”
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw kantoor? Word wakker en neem contact op met Dirk Verheul op 06-19927139 of per mail djverheul@visser-visser.nl.
Een klantervaring lezen? Klik hier.
