Bij veel organisaties is (gedeeltelijk) thuiswerken al een onderdeel van ‘het nieuwe normaal’. Sinds de coronamaatregelen is hybride werken in een stroomversnelling geraakt. Naar verwachting zal dit alleen maar meer toenemen de komende tijd. In hoeverre hybride werken toepasbaar is, verschilt per functie en ook per branche waarin je werkzaam bent. Feit is dat met steeds meer thuiswerkende mensen de omstandigheden zullen veranderen en er voor bepaalde zaken meer aandacht nodig is. Tijd voor een thuiswerkbeleid!

Hoe gaat uw organisatie om met thuiswerken en hoe kunt u hier een werkbaar beleid voor opstellen? In dit blog neem ik u mee door vier verschillende stappen rondom thuiswerken, het opstellen van een thuiswerkbeleid en hoe u dit beleid implementeert binnen uw bedrijf.

1. Visie en doel

Hele afdelingen die ineens thuis moesten werken tijdens corona… het heeft voor velen geleid tot nieuwe inzichten. Omdat thuiswerken waarschijnlijk een blijvende situatie zal zijn, is het goed om als organisatie na te denken over de manier waarop thuiswerken in de toekomst vorm krijgt. Hier kunt u een visie voor opstellen, met bijvoorbeeld de volgende onderdelen:

• Wat verstaat u als werkgever onder thuiswerken?
• Wat wilt u bereiken met medewerkers die (gedeeltelijk) thuiswerken?
• Hoe zullen klanten/collega’s het ervaren wanneer er door bepaalde medewerkers thuis wordt gewerkt?
• Hoe wilt u de frequentie thuis en op kantoor werken indelen?
• Wat zijn de uitzonderingen en wat zijn de risico’s?

2. Thuiswerkbeleid: wees zo duidelijk mogelijk

Zoals eerder benoemd, zorgt thuiswerken voor veranderende omstandigheden. Omschrijf deze omstandigheden in de vorm van een beleid. Dit zorgt ervoor dat het voor alle medewerkers duidelijk is wat er van hen wordt verwacht en waar ze rekening mee kunnen houden. Benoem de volgende punten om het beleid zo volledig mogelijk te beschrijven:

• Hoe is de verhouding thuiswerken en op kantoor? Welke gevolgen heeft dat voor bijvoorbeeld de kantoorinrichting, de samenwerking van de teams en overleggen?
• Maken we gebruik van een thuiswerkovereenkomst en wat willen we hierin opnemen?
• Wat zijn de Arbo-eisen waaraan moet worden voldaan, en hoe deel je deze informatie (zoals een ergonomische werkplek) met de medewerkers? Heeft de Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) een update nodig?
• Welke tips wilt u uw medewerkers meegeven omtrent gezond werken, ook als zij dit vanuit huis doen?
• Wat doet de afstand met de manier van leidinggeven, en waar moeten er aanpassingen worden gemaakt?
• Welke arbeidsvoorwaarden veranderen? Zo kunt u denken aan de thuiswerkvergoeding van EUR 2,- per dag die u vrijgesteld mag uitkeren. Stelt u budget beschikbaar voor het inrichten van een thuiswerkplek, bijvoorbeeld door hiervoor de WKR in te zetten?
• Wat verandert er binnen de bedrijfscultuur, en hoe kunt u zorgen dat deze gewaarborgd blijft, zowel online als offline?

Om medewerkers een stem te geven in het proces, is het aan te raden om een projectgroep samen te stellen. Zo geef je samen het thuiswerkbeleid vorm. 

Tot slot: Wees duidelijk in de communicatie naar medewerkers over de plannen voor een nieuw beleid en wat dit beleid omvat. Zorg dat iedereen op de hoogte is. Zo voorkomt u verrassingen en weerstand en voelen medewerkers zich meer betrokken.

3. Implementatie van het nieuwe thuiswerkbeleid

Naast het vormgeven van een goed beleid, is de invoering en implementatie van het thuiswerkbeleid net zo belangrijk. Communicatie met de medewerkers is een essentieel onderdeel in het proces. Informeer hen tijdig, zorg dat ze op de hoogte zijn en zich betrokken voelen bij de nieuwe manier van werken. Zo kunnen zij op tijd aan de bel trekken als ze vragen of feedback hebben en voelen ze zich gehoord. Als er zaken aan het licht komen die bijsturing of aanpassing nodig hebben, kunt u hierop anticiperen.

4. Monitoren, meten en verbeteren

Goed communiceren met uw medewerkers zorgt ervoor dat u voor, tijdens en na invoering van het beleid kunt polsen in hoeverre medewerkers tevreden zijn. Wat hebben ze eventueel nog nodig, tegen welke uitdagingen lopen zij aan en hoe kunt u als werkgever daarbij ondersteunen of faciliteren?
De volgende tips helpen u om de situatie goed te kunnen monitoren:

• Voer regelmatig gesprekken met de medewerkers of leg dit bij de managers neer;
• Ziet u veranderingen in het verloop of het verzuim?
• Voer een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit, en denk aan de mogelijkheid om dit anoniem te doen;
• Creër een omgeving waarin medewerkers zich vrij voelen om bij vragen of uitdagingen zelf aan de bel te trekken en zaken bespreekbaar te maken.

Kan uw organisatie hulp gebruiken bij het goed neerzetten van je thuiswerkbeleid? Of wilt u hier graag eens met een expert over sparren? Mijn collega’s en ik staan voor u klaar!