Besluit noodmaatregelen coronacrisis (fiscale tegemoetkomingen)
Tot in ieder geval 1 januari 2022 is het - onder voorwaarde - fiscaal toegestaan om bij vaste (onbelaste) reiskostenvergoedingen uit te blijven gaan van de aangenomen feiten waar de reiskostenvergoeding op is gebaseerd en deze ongewijzigd voort te zetten.
Voorwaarde hierbij is dat het recht op de reiskostenvergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. Indien het recht op een vaste (reiskosten)vergoeding afhankelijk is van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem), dan moet de keuze uiterlijk op 12 maart 2020 zijn gemaakt.
Vaste kostenvergoedingen
Bovenstaande maatregel geldt sinds 2021 niet meer voor vaste kostenvergoedingen anders dan reiskosten. Het is daarom zinvol vaste vergoedingen voor andere kosten dan reiskosten in 2021 tegen het licht te houden. Vaste vergoedingen moeten worden gebaseerd op het daadwerkelijke kostenpatroon van de betreffende werknemer(s). Is het kostenpatroon van de vaste vergoeding voor bijvoorbeeld representatiekosten, maaltijden onderweg en/of kosten bij een auto van de zaak gewijzigd door de coronacrisis? Dan is aanpassing van de vaste kostenvergoeding(en) nodig, omdat het bovenmatige deel van de vergoeding(en) met loonbelasting moet worden belast.
Thuiswerken
Het thuiswerkadvies van de Rijksoverheid is vanwege extra maatregelen begin november 2021 aangescherpt om minstens de helft van de werktijd thuis te werken. Dit advies kan in 2021 nog verder aangescherpt worden. Onbekend is nog of genoemd besluit als fiscale tegemoetkoming voor vaste reiskostenvergoedingen opnieuw wordt verlengd en dan in 2022 voor een nader vastgestelde periode zal gaan gelden.
Voorsorteren
Ons advies is om in de laatste maanden van 2021 te (laten) beoordelen hoe vanaf 2022 met de vaste reiskostenvergoeding van werknemer(s) kan worden omgegaan, indien het oorspronkelijke reispatroon als gevolg van thuiswerken niet meer (volledig) wordt gemaakt en hybride werken blijvend is. Fiscale regels bepalen alleen of een vergoeding (on)belast is; niet de verplichting tot doorbetalen. Arbeidsrechtelijk gezien is van belang of en welke afspraken over vergoedingen zijn gemaakt. De wijze waarop regelingen omschreven zijn in een arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaardenreglement of - indien van toepassing - cao, zijn bepalend bij het beoordelen of en welke acties nodig zijn zodat vergoedingen passen binnen de fiscale wet- en regelgeving. Cruciaal hierbij is een juiste interpretatie. Met deze aanpak speelt u tijdig in op veranderingen en voorkomt u voor het blok te staan indien genoemd besluit en daarmee de fiscale tegemoetkoming daadwerkelijk 31 december 2021 eindigt.
Optimaal benutten
Het in kaart brengen zorgt er tevens voor dat u op de hoogte bent van fiscale mogelijkheden. Informatie die optimaal is te benutten bij het maken van afspraken rondom hybride werken (thuiswerkregeling), voor salaris-/beloningsafspraken komend jaar of om de extra vrije ruimte in de WKR in 2021 te benutten.
Ontzorgen
Vanzelfsprekend kunt u ons hiervoor inschakelen, zodat u zeker weet dat vaste (reis)kostenvergoedingen binnen uw onderneming optimaal benut worden. In dat geval zorgen wij er dan voor dat eventuele wijzigingen in uw salarisadministratie worden doorgevoerd zonder dat u daar zelf omkijken naar heeft. Aanvullend kunnen wij u op verzoek concreet informeren en adviseren over de (extra) vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) en het benutten daarvan.
Besluit u het beoordelen zelf te doen, dan is het van belang dat wij tijdig worden geïnformeerd als uitbetalingen wijzigen, stoppen of over deze vergoedingen loonbelasting moet worden afgedragen, zodat dit in uw salarisadministratie kan worden verwerkt.
Snel zien of u actie moet ondernemen? Met behulp van onderstaande schema's kunt u beoordelen of vaste (reis)kostenvergoedingen in lijn zijn met fiscale wet- en regelgeving.
Schema vaste reiskostenvergoedingen en andere vaste kostenvergoedingen
