Wat is factoring?
De mondzorgmarkt is één van de weinige markten waarin (nog) relatief veel gebruik wordt gemaakt van factoring als oplossing voor het declaratieproces. Logisch, want het heeft de nodige voordelen en positieve kanten. Dat komt vooral door de hoge mate van ontzorging. De praktijk levert slechts de benodigde informatie vanuit de praktijksoftware aan en de factoringmaatschappij verzorgt de volledige verdere afhandeling: het indienen van declaraties voor verzekerde zorg bij de zorgverzekeraars en de overige declaraties bij de patiënten, het beantwoorden van vragen over declaraties en het volledige debiteurenbeheer. Na verloop van een contractuele uitbetalingsperiode ontvangt de praktijk het geld periodiek op de rekening. Aan het verwerken van ontvangsten in een bankboek zit daardoor ook weinig werk.
Alternatief voor factoring
Sinds vorig jaar bestaat er een interessant alternatief voor factoring in de mondzorg: het in eigen beheer nemen van dit proces door middel van het gebruik van Payt. Payt is een online applicatie voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Het proces werkt heel eenvoudig: de declaratiedata die normaal gesproken naar de factoringmaatschappij gaan worden vanuit de praktijksoftware in dit geval geüpload naar Payt. Door middel van een koppeling met Vecozo wordt ook in deze oplossing de verzekerde zorg via de zorgverzekeraars afgehandeld. Voor de niet-verzekerde zorg genereert Payt geautomatiseerd restdeclaraties. Deze worden vanuit Payt naar de patiënt gestuurd (per e-mail, maar wanneer nog gewenst ook per post). Daarbij wordt een iDEAL-link aangeboden zodat een patiënt snel en gemakkelijk kan betalen. Vervolgens bewaakt Payt de openstaande posten door het eveneens geautomatiseerd versturen van herinneringen en aanmaningen. Door middel van een gebruiksvriendelijk dashboard zijn al deze processen goed te volgen en goed te sturen, ook wanneer om bepaalde redenen gewenst is om in te grijpen. In veel gevallen is ook een koppeling met het boekhoudsysteem mogelijk.
Nadelen factoring
Deze oplossing is interessant vanwege een aantal nadelen van factoring. In de eerste plaats is factoring relatief duur. Afhankelijk van de afspraken bedragen deze kosten 1% - 3% van de omzet. Soms zijn er ook nog aanvullende kosten per factuur aan de orde. Dit proces in eigen beheer nemen scheelt in onze ervaringen minimaal 30% tot soms wel 70%. In de tweede plaats de snelheid van uitbetalen. Waar bij gebruik van factoring uitbetaling na 4 tot 8 weken plaatsvindt, blijkt bij dit alternatief binnen 1 tot 10 dagen een groot deel van de declaraties betaald. Rechtstreeks aan de praktijk zelf uiteraard. Dit komt met name door de steeds grotere vanzelfsprekendheid waarmee particulieren rekeningen via iDEAL betalen. Ten slotte de beleving van de patiënt: de praktijk communiceert zelf en uit eigen naam met zijn patiënten, in plaats van communicatie door een derde die onpersoonlijk is en verder van de patiënt af staat.
Al met al dus een aantrekkelijk alternatief. Visser & Visser werkt nauw samen met Payt om deze oplossing onder de aandacht te brengen. Daarbij is het ook een kleine stap voor onze administratiespecialisten om het hele administratieve proces beet te pakken en te automatiseren. Dat levert over de hele linie minder werk, meer inzicht en efficiëntere processen op!
