Hoe doe je dat, op een financieel verantwoorde manier innoveren? Jan Ruitenbeek en Arjan Heijns van Visser & Visser lieten tijdens hun presentatie bij de online Dag voor de Praktijkhouder ‘Innovatie in de mondzorg’ (14 november) de verschillende stappen zien. Hun adviezen: zorg voor een adequate boekhouding en goede voorbereiding, betrek een adviseur tijdig bij je plannen en monitor gedurende het proces.

Een innovatie kan mislukken omdat er van tevoren niet goed over nagedacht is. Hoe start u een investeringstraject? Een paar aandachtspunten:

• Kijk naar de impact van de investering op de huidige bedrijfsvoering.
• Voorkom verrassingen.
• Maak een goede planning.
• Kijk naar de kosten van de innovatie.

Operationele voorbereiding

Plannen, dat wil zeggen een goede operationele voorbereiding, is van wezenlijk belang. ‘Welke mensen heb ik nodig voor de innovatie? Is dat mijn praktijkmanager? Moet ik een adviseur inschakelen? Denk ook na over de doelstelling van de innovatie, op korte en lange termijn. Dat is belangrijk voor de gevolgen’, aldus Arjan Heijns.

Bij het opstellen van een begroting kijkt u naar de financiële impact van de innovatie. ‘Het gaat dan om vragen als: wat gaat de innovatie kosten, welke financiële middelen heb ik zelf, kan of moet ik extern kapitaal aantrekken, is een deel van de kosten subsidiabel?’ Kijk ook naar het toekomstige verdienmodel: wat zijn de opbrengsten versus de uitgaven? Zijn dat bijvoorbeeld efficiëntere behandelingen?

Begroting

Maak een kostenraming aan de hand van offertes. Er zijn twee begrotingen: werk met een investeringsbegroting. Daarin staat per onderdeel wat het kost. In een resultatenbegroting staat wat de opbrengsten zijn voor de langere termijn.
Waar moet een begroting aan voldoen?

• Een begroting moet realistisch zijn. 
• Een begroting moet uitgaan van drie scenario’s: worst case, managementcase, best case.
• Laat medewerkers meedenken.
• Schakel een financieel adviseur in.
• Neem onvoorziene kosten op in de begroting (percentage van de investering).

Er is nog een aantal aspecten die belangrijk kunnen zijn en die afstemming vergen met een financieel adviseur. Kijk wat er fiscaal kan. ‘Er bestaat een investeringsaftrek, waarmee u korting krijgt op de belasting. U mag in bepaalde gevallen afschrijven op uw investering. Gaat u uw pand bijvoorbeeld verduurzamen, dan zijn er diverse subsidieregelingen.’

‘Maak begroting onderdeel van overleg met praktijkmanager’

Jan Ruitenbeek benadrukte dat het verstandig is om direct bij de start van uw investering te gaan monitoren. ‘Ga na of uw uitgaven passen bij het plan en de begroting. Dat kunt u per week, maand, of kwartaal doen.’

Zijn adviezen:

• Maak de begroting onderdeel van het overleg met de praktijkmanager en andere betrokkenen. 
• Monitor vanuit uw financiële administratie.
• Gebruik aanvullende rapportage, maar zorg ook voor niet te veel Excel-bestanden. Dat vergroot de kans op fouten.

Financieel dashboard

Zorg voor een financieel dashboard, een adequaat financieel managementsysteem. Dat zorgt voor real-time en betrouwbare sturingsinformatie. Met een adequaat financieel managementsysteem werkt u aan de resultaatverbetering en het slimmer organiseren van de activiteiten binnen uw praktijk. Maar dat niet alleen: het leidt tot rust in het team, zorgt ervoor dat u beslissingen neemt op feiten of niet op gevoel of het banksaldo en verdiept het adviesgesprek.

* Deze blog is ook als artikel verschenen op MedischOndernemen.nl.