Lessons Learned: hoe houd je je bedrijf en medewerkers vitaal?

Op 23 april organiseerden we het webinar 'Lessons Learned' in coronatijd. Wat kunnen we leren van onze ondernemers die te maken hebben met risico's en uitdagingen en wat hebben we als Visser & Visser geleerd? We zien dat veel ondernemers op een positieve manier inspelen op de veranderingen die deze crisis met zich meebrengt. Op het gebied van bedrijfseconomische en HR-aspecten: hoe houd je je bedrijf en de medewerkers vitaal? In deze blog delen we de belangrijkste best practices!

Lessons Learned op bedrijfseconomisch gebied

Er is heel veel creativiteit bij ondernemers in deze coronacrisis. Ger Visser, partner en oprichter van Visser & Visser, noemt een aantal voorbeelden: een pizzarestaurant dat in een week tijd de diensten ombouwt tot breng- en afhaalservice en een diepvriespizza ontwikkelt. Of Rotterdam AHOY, een locatie die helemaal ingespeeld is op evenementen, en nu transformeert in een compleet zorghotel. Hoe zorg je ervoor dat je bedrijfseconomisch gezond blijft?

Bedrijven die het goed doen hebben een klein team opgezet in de organisatie om deze crisis te mannen. Benoem vanuit directie een team dat zich specifiek daarmee bezig houdt. Zorg ervoor dat je geïnformeerd blijft, volg de richtlijnen van het RIVM en bespreek met elkaar de gevolgen.
Denk in scenario’s. Stel, de omzet valt terug met 30 of 50%. Wat gebeurt er dan met de winst- en verliesrekening? En nog veel belangrijker, wat gebeurt er met de cash? Een bekend spreekwoord zegt: in crash, keep cash. Dat geldt zeker ook in deze situatie. Veel ondernemers zijn bezig met de situatie van nu, maar het is minstens zo belangrijk om vooruit te kijken. Hoe sta ik er het tweede half jaar of zelfs eerste kwartaal 2021 voor? Kijk naar je bedrijfsmodel: past dat straks nog wel? Denk na over een nieuwe manier van werken in de toekomst.
Blijf in contact met je leveranciers en je klanten. Het is belangrijk op de hoogte te blijven van wat er speelt bij je klant.
Wees kritisch op je kosten. Besef wel: je gaat er de wedstrijd niet mee winnen, je houdt het alleen langer vol. Breng in kaart wat je uitgesteld hebt. Over drie of zes maanden moet je alsnog betalen. Het mooist zijn de oplossingen waarbij je kunt verzetten naar een veel later tijdstip. Denk aan uitstel van lease: zes maanden niet betalen en zes maanden aan je leasecontract vastplakken.

HR-aspecten in de coronacrisis

Personeel is een belangrijke waarde in de onderneming. Veel ondernemers hebben vragen over steunmaatregelen en aflopende contracten: kan/mag ik verlengen of ontslaan? En hoe zit het met vakantiegeld? Joost de Waard, Senior Consultant HRM, geeft tips:

Verleng het contract als het de juiste kandidaat is en je verwacht de werknemer na de crisis nodig te hebben om alles in te halen.
Maak je gebruik van de NOW-regeling? Voor elke werknemer die gedurende die periode uit dienst gaat en de subsidie wordt toegekend, gaat je loonsom omlaag. Dat heeft forse impact op de eindafrekening. Het doel van de regeling is werkbehoud, een mooi middel om contracten juist te laten voortbestaan.
Als je ruimte aan je werknemers kan bieden om op kantoor te werken, maak het dan mogelijk. Thuiswerken is voor sommige mensen niet de beste optie en meest effectieve werkomgeving. Voorbeeld: een klant in de productieomgeving kwam met een oplossing. Hij bouwde plexiglas tussen de werkplekken aan de lopende band.
In veel CAO’s is geregeld dat vakantiegeld in mei uitbetaald wordt. Ga als werkgever in gesprek met je werknemers. Wat is er mogelijk? In overleg kan ook gekozen worden voor uitstel of uitbetaling in termijnen.

Leidinggeven en motiveren op afstand

Leidinggeven op afstand, de verbinding houden met medewerkers, medewerkers gemotiveerd houden… Belangrijke uitdagingen van dit moment. Hoe pak je dat aan? Marjolein den Hartog, intern HR-adviseur, deelt best practices:

Blijf in gesprek met je medewerkers. Stel steeds de vraag: hoe gaat het met je? Vraag ook door. En belangrijk: luister naar het antwoord. Gehoord (en daarmee gezien) worden is belangrijk voor medewerkers. Heb je een grotere organisatie, dan is dit een rol voor mentoren of leidinggevenden. Echter, blijf als directie zelf ook in beeld. Een tip hiervoor is het opnemen van vlogs waarbij je medewerkers aandacht geeft en informeert. Aandacht in de vorm van een attentie thuis laten bezorgen, doet het ook goed.
Evalueer met medewerkers hoe het gaat, hoe zij de samenwerking vinden gaan. Wat gaat goed, wat kan beter? Wij doen dit in gesprekken, maar hebben ook een anonieme digitale vragenlijst uitgezet om hierover in gesprek te zijn en ons beleid eventueel bij te stellen.
Complimenteer en spreek waardering uit voor wat goed gaat. Dit is een belangrijke motivator. Bedank medewerkers ook voor hun inzet in deze tijd.

Thuiswerken, onzekere tijden, gevoelens van eenzaamheid of juist stress doordat meerdere rollen gecombineerd worden en werk en privé meer door elkaar heen lopen. Dat doet wat met hoe medewerkers in hun vel zitten. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers fysiek en mentaal fit blijven?

Voer niet alleen beleid op corona, maar denk ook aan vitaliteit in preventieve zin. Informeer medewerkers door tips voor thuiswerken te delen: wat zijn de valkuilen en hoe kun je die voorkomen? Hoe zorg je ervoor dat je dit langer volhoudt? Hoe blijf je fysiek en mentaal fit? Hoe zorg je voor een goede werk-privé balans? Wat te doen tegen verveling? Hoe blijf je geconcentreerd? Hoe voorkom je RSI?
Wees flexibel en heb aandacht voor de thuissituatie. Laat medewerkers hun uren flexibel verdelen. Stimuleer ze om dit te communiceren. Stimuleer tot ontspanning gedurende de dag door. Als het echt teveel wordt voor een medewerker om alle ballen in de lucht te houden, ga dan het gesprek aan en laat mensen gebruik maken van calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof. Dit kan heel veel lucht geven en op termijn voorkom je langdurig verzuim.