Een financieel efficiënte praktijk, hoe creëert u die? Harro de Haan, van branchegroep Zorg van Visser & Visser, neemt u in 4 stappen mee naar een opzet en inrichting van uw financieel managementsysteem in uw praktijk. Het doel van financieel management is dat het rust brengt in de praktijk, in uw hoofd en in het team.
Financieel management gaat over inrichten, onderhouden en bewaken van de informatievoorziening van uw praktijk. Denk hierbij aan de boekhouding, begroting, jaarrekeningen, kengetallen, kosten-batenanalyse, loonkosten, omzetverdeling, rendementen en vermogenspositie.
Maar hoe zorgt u ervoor dat financieel management bijdraagt aan resultaatverbetering en het slimmer organiseren van uw activiteiten? Het is onze ervaring dat hiermee nog veel vooruitgang is te behalen, omdat:
- nog veel praktijken / maatschappen sturen op banksaldo;
- er geen of onvoldoende inzicht is in het werkkapitaal van de praktijk;
- er geen of onvoldoende inzicht is in omzet en kosten;
- beslissingen niet worden genomen op basis van werkelijke cijfers en stuurindicatoren;
- veel tijd besteed wordt aan administratieve werkzaamheden.
In dit artikel behandel ik 4 stappen om te komen tot een adequaat werkend financieel managementsysteem.
1. Het administratief proces
Een juiste opzet en inrichting van het administratieve proces is daarbij essentieel. Het begint dus al bij de inrichting van dit proces.
Al de verrichtingen binnen de praktijk worden vastgelegd in het tandartsinformatiesysteem (TIS) of huisartsinformatiesysteem (HIS). Daarnaast vinden alle financiële transacties via uw bank plaats. Inkoop- en kostenfacturen worden zowel digitaal als per post ontvangen. Er ontstaat een veelheid aan data in verschillende pakketten. Door koppeling van deze pakketten maakt u een efficiencyslag die leidt tot minder administratieve werkzaamheden. Bovendien zorgt dit voor een juiste en volledige administratie en bespaart u tijd bij uzelf of uw praktijkmanager.
Tip: Zorg voor betrouwbare en actuele (real-time) stuurinformatie voor uw praktijk. Rapporteer per kwartaal en vergelijk de cijfers met het verleden, de begroting en de branche. Trek hieruit conclusies en stel doelen.
Centraal staat hierbij de financiële administratie: Twinfield. Middels een koppeling aan de bank, de salarisadministratie en aan een scan- en herkenprogramma voor kosten- en inkoopfacturen (ook via een app!) kan hierbij al een eerste efficiencyslag worden gemaakt, waardoor de financiële administratie sneller en betrouwbaarder verloopt. Een volgende stap is de koppeling van de administratie aan het tandartsinformatiesysteem of huisartseninformatiesysteem. De omzet hoeft u dan niet meer handmatig over te nemen naar de financiële administratie. Daarmee heeft u een belangrijke stap gezet in de opzet en inrichting van de financiële administratie.
2. Tandartsdashboard / huisartsendashboard
De tweede stap om te komen tot goede stuurinformatie is het leggen van een schil om de financiële pakketten. Daarvoor is een praktijkdashboard ontwikkeld. Dit is een op maat gemaakt dashboard voor uw branche (tandarts, huisarts of fysio) waarmee u real-time inzicht heeft in de cijfers van uw praktijk. Denk hierbij aan: betrouwbare cijfers van omzet en kosten, omzetverdeling, loonkosten, rendementen en vermogenspositie, waaronder uw werkkapitaal.
Tip: Met een praktijkdashboard is een jaarrekening niet meer nodig. Het dashboard doet namelijk gelijk dienst als jaarrekening ten behoeve van de Belastingdienst, uw bank en het handelsregister.
3. Bepaal uw stuurindicatoren
Een derde stap kunt u zetten door het (jaarlijks) bepalen van stuurindicatoren. In de praktijk zien wij dat praktijken geen (concrete) financiële doelen en stuurindicatoren formuleren en bepalen. Wél is veel cijfermateriaal beschikbaar, vanuit bijvoorbeeld de factormaatschappij (Famed/Infomedics) en de informatie die vanuit het TIS of HIS beschikbaar is. Door een overdaad aan cijfermateriaal ontbreekt alleen vaak het inzicht.
Tip: Bepaal vanuit uw praktijkdoelen jaarlijks 3 stuurindicatoren, waardoor u continu werkt aan het verbeterproces in uw praktijk. Betrek hierbij uw financieel adviseur en benoem niet te veel stuurindicatoren. De stuurindicatoren worden opgenomen en gevolgd in het praktijk dashboard.
De stuurindicatoren kunt u indelen in 3 segmenten:
- Financiële stuurindicatoren, zoals: omzet per unieke patiënt, EBITDA per stoel, omzetverdeling per behandeling, personeelskosten als percentage van de omzet.
- Operationele stuurindicatoren, zoals: aanwas nieuwe patiënten, aantal bezoeken per patiënt, aantal controles per patiënt.
- Kwalitatieve stuurindicatoren, zoals: benchmark op verrichtingscode, aantal vullingen, aantal foto’s, etc.
Sparringsmomenten
Welke toegevoegde waarde heeft uw financieel adviseur? De meeste praktijken spreken hun accountant of boekhouder eenmaal per jaar voor de opmaak van de jaarrekening en de belastingaangiften. De aandacht gaat hierbij veelal uit naar het verleden.
Maar hoe slim zou het zijn als u uw financieel adviseur betrekt bij de toekomstplannen aan de hand van het praktijkdashboard en de door u gedefinieerde stuurindicatoren?
Onze ervaring is dat dit leidt tot een verdieping in de gesprekken met als resultaat een wezenlijke bijdrage aan het praktijkresultaat, het slimmer organiseren van uw activiteiten en waardecreatie van uw praktijk!
Tip: Plan overlegmomenten en voeg het agendapunt “financiële performance” toe aan de agenda. Plan periodiek een sparringsmoment met uw financieel adviseur om vooruit te kijken.
Conclusie
Met een adequaat financieel managementsysteem werkt u aan de resultaatverbetering en het slimmer organiseren van uw activiteiten binnen uw praktijk, vanwege:
- betrouwbare stuurinformatie (sneller, efficiënter, besparing van tijd en geld);
- real-time overzicht en inzicht in uw werkkapitaal en cijfers;
- meer rust en tijd van het team en de patiënt;
- beslissingen op basis van feiten (en niet op basis van gevoel of banksaldo);
- verdiepende adviesgesprekken met uw adviseur over de toekomst.
