Een heldere strategie die gedragen wordt door de organisatie én daarbij het hart van Stichting Ontmoeting niet verliezen. Toen Gerard Stoop in 2019 bestuurder werd bij Stichting Ontmoeting was dat de missie die hij voor zich zag. Organisatieadviseur Hans Silfhout van SQALE, Consultancy businessunit van Visser & Visser, begeleidde de organisatie in het veranderingsproces. We ontmoeten elkaar in Rotterdam, de stad waar het eerste opvangcentrum in 1988 geopend werd.
Stichting Ontmoeting is een organisatie die van oorsprong opvang en begeleiding bood voor dak- en thuislozen. Door de jaren heen is daar veel meer bijgekomen en zijn er inmiddels 24 locaties in Nederland waar vastgelopen mensen ondersteund worden om hun leven weer op orde te krijgen. “Het hart van de stichting is om vanuit de liefde van de Heere Jezus voor ons, deze liefde ook te laten zien aan onze naasten in nood, de mensen die leven aan de onderkant van samenleving”, vertelt Gerard. “Denk aan opvang voor daklozen, ondersteuning en begeleiding voor mensen die door het verliezen van hun baan de verkeerde kant op gaan en het helpen re-integreren van mensen die uit detentie komen. In die nood willen wij er zijn. Daar ligt het hart van de stichting.”
Strategie en verbinding
In de jaren van zijn voorganger stond Stichting Ontmoeting vooral in het teken van groei en het opzetten van nieuwe initiatieven. “Groei is mooi, maar heeft ook een keerzijde. Toen ik binnenkwam bij Ontmoeting kwam ik vrij snel tot de conclusie dat er behoefte was aan een duidelijk strategie en dat de verbinding in de organisatie beter kon.” Samen met SQALE ging de organisatie terug naar de basis en op zoek naar focus: Waarom zijn we hier op aarde en met welke visie? Hans vult aan: “Focus bepalen hoort ook bij de fase waarin de organisatie verkeert. Er zijn een aantal jaren van groei voorafgegaan, veel nieuwe initiatieven gestart. Er komt een enorme vibe in de organisatie, maar het bedrijfskundige aspect kan dan wel eens onderbelicht raken. Dat geeft niet als het even is, maar op lange termijn ga je brokken krijgen.”
Beweging van onderop
Opnieuw focus dus. Gerard wilde de mensen maximaal betrekken bij het veranderproces. “Het is zo belangrijk om draagvlak in de organisatie te hebben voor de koers die je vaart of gaat varen. Daarom kiezen we er ook bewust voor om verantwoordelijkheden en bevoegdheden laag in de organisatie neer te leggen. Als je mensen niet meeneemt, dan mis je iets essentieels: in de discussie, in het aanscherpen van elkaar en in de verbinding. Verantwoordelijkheid geven stimuleert het nemen van initiatief. De beweging komt van onderop op gang.”
Dit uitgangspunt bepaalde ook de vormgeving van het strategieproces. Met een groep van circa 20 mensen – waarin management, OR, medewerkers en vrijwilligers vertegenwoordigd waren – startte een strategieproces onder begeleiding van Hans. “In zo’n proces ben je altijd afhankelijk van de input vanuit de organisatie”, vertelt Hans. “Je kunt op basis van een SWOT-analyse wel een onderbuikgevoel hebben van wat goed is voor een organisatie, maar het is pas een succes als het vanuit de organisatie zelf komt. Als je de inhoud vanuit die groep naar boven haalt, wordt het echt de strategie van Stichting Ontmoeting.”
Basis
Gerard waardeert de begeleiding vanuit SQALE. “Voor Stichting Ontmoeting is de identiteit het hart van de organisatie, dat zit in onze missie en visie. In Hans vond ik een partner die onze identiteit begrijpt. Ook voor de teams was het fijn om met een externe partij te werken in dit proces. Je hebt geen gezamenlijke geschiedenis, niks is in beton gegoten.”
In korte tijd kwam de organisatie tot een volledig voldragen strategie, waarin het dienstenportfolio geherstructureerd werd en de uitdagingen voor de komende jaren geformuleerd zijn. Gerard: “Voor mij zou het project geslaagd zijn als we een heldere strategie opgesteld hebben, die gedragen wordt door de organisatie, ook door de raad van toezicht en de ondernemingsraad. Dat is maximaal gelukt. Er is meer structuur gekomen en meer duidelijkheid over ons productenaanbod. De missie is aangescherpt en het perspectief naar de toekomst toe is sterk op de locaties. Er ligt nu een mooie basis waarop we verder kunnen bouwen.”
Verder bouwen betekent wellicht ook weer groeien. “Voor een gezonde bedrijfsvoering is het soms ook nodig om te groeien om meer continuïteit en kwaliteit te bieden. Dat geldt vooral voor de kleinere teams, dan is groei nodig om minder kwetsbaar te zijn en mensen te kunnen blijven helpen. Hoewel er altijd een tegenstrijdigheid in zit: je wilt een gezond zorgbedrijf zijn, maar het zou natuurlijk het mooiste zijn als ons werk minder wordt. Dat betekent dat er minder nood is.”
ontmoeting.org
“Stichting Ontmoeting is een organisatie met een missie, een missie waar we ons als SQALE mee kunnen identificeren. Het is bijzonder om daar een bijdrage aan te kunnen leveren. Je komt in de leefwereld van de stichting terecht en staat heel dicht bij het maatschappelijke probleem. Dat maakt ons werk zo mooi, je mag in de keuken van een organisatie kijken. In korte tijd hebben we samen een strategie bepaald, focus aangebracht en de koers uitgestippeld, zodat er weer een duidelijk perspectief is voor de toekomst. We gaan het samen aan!”
Op zoek naar advies op het gebied van organisatie-inrichting en -ontwikkeling? Kijk op www.sqale.nl.
