Onze branchegroep Advocatuur ziet steeds meer advocaten kiezen voor uitbesteding van hun declaratieproces en debiteurenbeheer. Zo ook familierechtadvocaat Janneke Mulder uit Rotterdam. “Als je wilt groeien met je onderneming, ontkom je niet aan professionalisering van je bedrijfsprocessen met de hulp van professionals. Alleen zo kun je focussen op je klanten.” Een kwestie van dromen, durven en doen.
Het is de eerste maanden van 2021 behoorlijk druk met de afwikkeling van scheidingen. De coronacrisis met alle bijkomende spanningen speelt daarin volgens familierechtadvocaat Janneke Mulder zeker een rol. Naast scheidende partners staat ze ondernemers bij die door de pandemie in betalingsnood zijn gekomen voor bijvoorbeeld hun alimentatie of door de verminderde persoonlijke aftrek hiervan, of waarbij het pensioen niet op orde blijkt. “Ook dit zijn zaken waarbij we ondersteuning bieden. Samen met accountants bereiden we cliënten voor op procedures en juridische vraagstukken. Altijd met als ultiem doel: conflicten oplossen, zodat mensen écht verder kunnen.”
Advies voor advocatenkantoren met mediation
“Scheiden is vaak lijden.” Janneke zag het al vaak met lede ogen aan. “Ik heb gewerkt in een algemene advocatenpraktijk. Daar ontdekte ik dat mijn hart niet lag in de rechtbank. Ik maakte mijn cliënten daar niet gelukkig en de rechter loste in mijn ogen niets op. Hij deed weliswaar een uitspraak, sloot het dossier, maar het onderliggende conflict tussen strijdende partijen bleef. Dat knaagde aan me. Om die reden ben ik mediation gaan doen.”
Ze richtte in 2015 Uiteen op, een kantoor voor familierecht, erfrecht en mediation. Geen traditioneel advocatenkantoor met een toga op een standaard en Vrouwe Justitia op een voetstuk. “Gewoon een huiselijk, maar wel professioneel kantoor, waar ook kinderen zonder extra spanningen binnenstappen. Een echtscheiding is allemaal al spannend genoeg.”
Uiteen telt vier advocaten (allen aangesloten bij de Nederlandse Vereniging Familie- en erfrecht Advocaten Scheidingsmediators), één secretaresse en werkt nauw samen met (kinder)psychologen, fiscalisten, accountants en pensioenadviseurs. “We staan mensen bij met vraagstukken rondom scheiden en erven. Ik zeg altijd tegen mijn cliënten: Een uitspraak van een rechter zorgt eigenlijk nooit voor de oplossing. Conflicten los je ook niet in de rechtbank op. Te veel onderliggende problemen blijven onderbelicht. In conflictsituaties heb je juist ondersteuning nodig op het vlak van communicatie en psychologie. Mensen willen in hun emoties gehoord worden”, zegt Janneke, die voor haar werkwijze in 2017 werd verkozen tot Legal Woman of The Year door Stichting Legal Women.
Declaratieproces en debiteurenbeheer uitbesteden
Dankzij de administratieve ondersteuning vanuit Visser & Visser kan de bevlogen advocaat volledig focussen op de échte problematiek van haar cliënten. “Als je net een zaak begint, doe je nog veel zelf. Op enig moment bedacht ik tijdens het postzegels uitprinten: elk uur administratief werk ben ik niet inzetbaar voor cliënten. Dan is de rekensom voor uitbesteding zo gemaakt. Als klein kantoor staan we bovendien voor een persoonlijke aanpak. Dan moet je niet bezig zijn met randzaken. Onze boekhouding was al uitbesteed, maar afgelopen jaar hebben we ook ons declaratieproces en debiteurenbeheer uitbesteed, zodat we nog meer tijd over houden voor onze cliënten. Het werk wordt nu snel en extern uitgevoerd. Wat ook nog eens kosten bespaart.”
Iris van den Dries van Visser & Visser voert voor Uiteen de facturatie en het debiteurenbeheer uit. “Elke maand heb ik kort overleg met de advocaat over declaraties die verstuurd of doorgeschoven kunnen worden en welke zaken ik kan afboeken. Dankzij een koppeling met het werksysteem van Uiteen kan ik op afstand alle conceptdeclaraties klaarzetten en na akkoord zorgen voor digitale verzending. Groot voordeel voor de advocaat is dat alles nu geautomatiseerd is en dat het declaratieproces geborgd is, ook in tijden van ziekte of vakantie. De declaratieservice is er voor advocatenkantoren die werken met Legalsense en Basenet. Dit kan in de toekomst uitgebreid worden met meerdere systemen zodat we nog meer advocaten kunnen ondersteunen.”
Accountancy voor advocatenkantoren
Janneke is ‘superblij’ met de ondersteuning. “Visser & Visser is een betrouwbare partner, die afspraken nakomt en gestructureerd werkt. Alle declaraties worden verzorgd voor ons. Inmiddels is ook ons debiteurenbeheer uitbesteed. Via een geautomatiseerd programma zijn onze klanten hiervan op de hoogte gebracht. Het werkt echt: facturen worden sneller betaald. Mooi is ook dat Visser & Visser monitort of onze prognoses uitkomen. Iedere maand krijg ik een op maat gemaakt dashboard met onze cijfers, normuren en realisatie zodat ik onze voortang kan bijhouden. Deze ondersteuning zorgt ervoor dat we helemaal in controle zijn. En dat ik rustig plannen kan maken voor de toekomst!”
uiteenfamilierecht.nl
Of u nu een groot advocatenkantoor heeft of juist net gaat starten met een eigen advocatenkantoor, Visser & Visser helpt u met het slim en efficiënt inrichten van administratieve processen middels de juiste software voor de advocatuur. Meer weten?
